УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя Каменнобродского районного суда города Луганска

от 10 января 2024 года № 17-од

 

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Каменнобродского районного суда города Луганск

 

1.     Общие положения

 

          1.1. Архив функционирует в составе общего отдела Каменнобродского районного суда г.Луганск, подчиняется непосредственно председателю суда, начальнику общего отдела.

          1.2. Архив возглавляет специалист, назначаемый на должность приказом председателя суда.

          1.3. Архив работает по плану, утверждаемому председателем суда.

          1.4. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник общего отдела Каменнобродского районного суда г.Луганска.

          1.5. В своей деятельности архив руководствуется:

Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

          Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 г. № 526 (в действующей редакции),  

          Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном суде в Российской Федерации от 29.04.2003 года № 36 (в действующей редакции),

          Инструкцией «О порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации от 19.03.2019 года № 56,

          Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 декабря 2022  №242.

          Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019г. № 236,

          Иными законами и нормативными правовыми актами, приказами и распоряжениями председателя Каменнобродского районного суда г.Луганска, настоящим Положением.

          1.6. Деятельность работника архива регулируется должностным регламентом, утверждаемым председателем суда.

 

2.     Структура

 

          2.1. Ответственное лицо за архив суда назначается приказом председателя суда работник общего отдела суда, исходя из конкретных условий и особенностей деятельности суда.

 

3.     Задачи

 

          На архив суда возлагаются следующие задачи:

          3.1. Прием документов на хранение.

          3.2. Организация, учет и ведение архивного делопроизводства, в том числе контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов.

          3.3. Работа по восстановлению документов.

          3.4. Выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда в порядке, установленном председателем суда.

          3.5. Выдача  архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

          3.6. Оформление, ведение, хранение учетных документов архива суда.

          3.7. Оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением.

          3.8. Участие в работе экспертной комиссии суда, отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения.

          3.9. Подготовка соответствующих сводных описей и актов и т.д.

          3.10. Ведение учетной документации.

 

4. Функции

 

          Архив суда выполняет следующие функции:

          4.1. Прием, регистрация, учет, систематизация документов, обработанных в соответствии с установленными требованиями действующего законодательства (инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции).

          4.2. Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов.

          4.3. Выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда в порядке, установленном председателем суда.

          4.4. Оформление учетных документов.

          4.5. Поиск необходимых документов.

          4.6. Организация использования документов.

          4.7. Информирование работников суда, граждан, учреждений и организаций по их запросам о составе и содержании документов архива с разрешения председателя суда.

          4.8. Выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и иного пользования, для работы.

          4.9. Работа по экспертизе ценности архивных документов. Формирование документов в дела постоянного и временного сроков  хранения.

          4.10. Контроль за соблюдением в помещениях архива суда условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

          4.11. Работа по восстановлению документов.

          4.12. Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива суда.

          4.13. Составление установленной отчетности.

          4.14. Организация периодической (не реже 1 раза в 5 лет) проверки наличия дел в архиве.

          4.15. Проведение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

          4.16. Обеспечение своевременного уничтожения архивных документов суда, сроки хранения которых истекли;

          4.17. Работа по защите информации, составляющей государственную и служебную тайну.

 

                                      5. Состав документов архива

 

         Архив суда хранит:

          5.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие  документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

          5.2. Документы по личному составу суда.

          5.3.Документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) в архив суда не передаются. По истечении временных сроков хранения их уничтожение осуществляется работниками общего отдела суда.

 

6.     Права

 

         Архив имеет право:

         6.1. Высказывать предложения председателю суда, начальнику общего отдела по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.

         6.2. Запрашивать у работников общего отдела суда сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

          6.3.Требовать у работников общего отдела своевременной передачи в архив документов в подготовленном для их хранения виде, в соответствии с установленными требованиями.

         6.4. Не принимать для архивного хранения документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

 

7.     Взаимоотношения

 

          7.1. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует с общим отделом суда по вопросам:

а) ведения делопроизводства;

б) подготовки и предоставления документов на хранение в архив;

в) получения и выдачи документов.

 

8.     Ответственность

 

          8.1. Работник аппарата суда, ответственный за ведение архива суда организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

          Работник архива суда несет ответственность за:

          а) несоблюдение условий обеспечения сохранности документов и имущества, находящегося в архиве;

          б) утрату и несанкционированное уничтожение документов

          в) нарушение надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий);

          г) ненадлежащее оформление выдаваемых судом копий судебных актов, подготовку сопроводительных писем и ответов на запросы.

          д) несоблюдение правил пожарной безопасности.

          8.2. В случае выявления нарушений, допущенных ответственным лицом за архив суда, он несет установленную ответственность в рамках законодательства о государственной гражданской службе.

 

 

 

9. Заключительные положения

 

          При смене лица, ответственного за ведение архива, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования проводится по акту.